Prazo para arquivamento de documentos fiscais em situações anômalas – Mapeamento de riscos

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Prazo para arquivamento de documentos fiscais em situações anômalas – Mapeamento de riscos

Realizar uma gestão eficiente dos documentos fiscais é de suma importância para prevenção de riscos tributários, além de ser uma obrigação legal.

Geralmente, para fins fiscais, os documentos relacionados a um fato tributário devem ser guardados por cinco anos, prazo prescricional, seja para fins de lançamento tributário, como também para revisão fiscal com fins de recuperar tributos pagos indevidamente, por exemplo.

Em artigo publicado em janeiro deste ano, nosso colega Marco Espada expôs alguns outros prazos de forma mais detalhada o que vale a pena revisitar Guarda de documentos fiscais – Prazos (tributario.com.br).

Aqui, daremos ênfase a uma situação que pode fugir aos olhos de alguns.

Apesar dos prazos de guarda serem conservadores e considerarem, à primeira vista, os prazos decadenciais e prescricionais, também deve-se atentar para os fatos anômalos que impactam tais fatos.

Dentre estes podemos destacar a suspensão e interrupção do prazo prescricional, bem como discussões judiciais, seja de ordem particular ou coletiva.

Sabe-se que a suspensão do lapso prescricional faz parar a contagem, retomando-se pelo tempo restante após o seu início. Já a interrupção, reinicia-se a contagem do zero.

Apesar do CTN em seu artigo 151 prever as hipóteses de suspensão da exigibilidade do crédito tributário, sabemos que muitas variáveis podem ocorrer, como por exemplo, uma mudança de forma de calcular decorrente de jurisprudência.

Tomemos como exemplo o parcelamento previsto no inciso VI do artigo 151 do CTN. Também há quem diga que o prazo, nestes casos, se o prazo se interrompe, nos termos do artigo 174, IV do CTN.

Se um contribuinte realizar um parcelamento de um débito, digamos, por mais de uma vez, terá renovado o prazo de exigibilidade desse tributo, por mais de uma vez, renovando-se o prazo para fins tanto de cobrança como também de reclamar o valor eventualmente pago indevidamente.

Para acrescentar mais uma variável a essa situação, podemos falar das divergências interpretativas que levam anos para serem definidas no judiciário, levando-se mais e mais anos para serem realmente deixadas de ser praticadas pelo Fisco.

Assim, seja para se precaver de autuações, como também para eventualmente verificar a existência de créditos tributários oriundos de erros de apuração, bem como de alterações de entendimentos acerca das próprias apurações, decorrentes de discussões judiciais, é preciso avaliar não só o prazo prescricional e decadencial, como também as variáveis que podem alterar a contagem de tais prazos.

Dessa forma, um prazo prescricional de 5 anos não é o único parâmetro para a guarda e conservação seja de documentos físicos e/ou digitais, por exemplo.

Contudo, também sabemos que há negócios e perfis de empresários que não comportam o custo e o trabalho para armazenar e bem gerir o volume de dados gerados anualmente em razão das diversas obrigações acessórias.

Os escritórios de contabilidade, que guardam dados e documentos de seus clientes, também precisam refletir sobre tudo isso.

Decidir o que se deve preservar, por quanto tempo, de que forma, é uma tarefa que deve ser feita em equipe. Pelo menos o contador, o empresário e o advogado, para que todos os riscos sejam devidamente mapeados e apurados conforme o grau de impacto.

Somente um mapeamento de riscos personalizado, considerando cada evento da vida fiscal do contribuinte, poderá ajudar na decisão sobre o que e quando cada documento pode ser descartado e/ou preservado.

Preservar tudo, também, de forma indiscriminada, pode acarretar uma sobrecarga de arquivos digitais que além de custar para o contribuinte também custará para o escritório de contabilidade.

Por fim, cabe acrescentar que, uma guarda de arquivos digitais, hoje em dia, sem um processo de backup organizado e eficiente, é um risco altíssimo, diante de diversas variáveis, como cyber ataques, sequestros de dados e até mesmo danos irreversíveis causados nos hardwares, como o decorrente de um alagamento e/ou sobrecarga na rede elétrica.

Tudo isso, encarece uma preservação de documentos fiscais digitais, tornando a gestão delas um assunto de suma relevância.

Com o mapeamento dos riscos, identificando, por exemplo, se a empresa tem temas tributários em discussão judicial e a situação de cada discussão nesse sentido, dará ao Contador e ao Empresário, condições de entender, por exemplo, se já podem descartar determinados documentos e dados, de um dado período de apuração.

No caso de uma empresa conservadora, por exemplo, que não costuma discutir judicialmente questões tributárias, e que não tenha tido fiscalizações, o prazo para descarte pode ser menor.

Já, para uma empresa que tem fiscalizações e outras discussões jurídicas sobre temas tributários, o prazo para conservação poderá ser maior.

A resposta, portanto, para o prazo de conservações de documentos e dados fiscais, dependerá do perfil de cada contribuinte.

Para tanto, um mapeamento de riscos, aliados a uma análise de curto, médio e longo prazo, feita em conjunto pelo Contador, Advogado e o Contribuinte, é uma excelente forma de se administrar o assunto.

Sabemos que cada pessoa tem uma aptidão para riscos diferente da outra, por isso, a análise em conjunto.

O Contador e o Advogado oferecerão ao Contribuinte informações técnicas sobre os riscos envolvidos e as formas de mitigá-lo.

O Contribuinte, elucidado, decidirá qual o caminho seguirá conforme seu grau de aptidão para os riscos.

Fico por aqui. Até a próxima.

Tributario.com.br